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Cómo hacer una nota de gastos

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Las notas de gastos son documentos en papel o digitales que usan los trabajadores para notificar y solicitar el reembolso que han realizado en relación con su trabajo. Suelen ser gestionadas por el departamento de administración, que define el formato, metodología, reglas e información necesaria para poder justificar y gestionar adecuadamente los gastos en concepto de dietas. 

Los campos básicos y que podrían considerarse estándar son: 

  • Nombre del proveedor 
  • Concepto del gasto
  •  Importe 
  • Fecha
Además se pueden establecer una serie de campos adicionales con el objeto de tener una mayor información y mejorar la gestión.

EL PROCESO DE GENERACIÓN DE LA NOTA DE GASTOS

En la elaboración de notas de gastos distinguimos tres etapas claramente diferenciadas: 

1. La redacción de la nota: la realiza el empleado que ha realizado los gastos, tomando como referencia las facturas o tiques que ha ido recopilando. 

2. El control y la supervisión de la misma: a través de un auditor (interno y/o externo) la empresa comprueba que esos gastos sean reales y se ajusten a las políticas establecidas. 

3. Incorporación de los datos en la contabilidad general de la empresa y a otros sistemas de gestión.

POSIBLES PROBLEMAS MUY COMUNES

  •  La elaboración de las notas supone un considerable tiempo de trabajo, una hora al mes de media por empleado. 
  • Este trabajo no aporta ningún valor añadido ni productividad a la empresa. 
  • La mayoría de los trabajadores perciben la elaboración éstas como una tarea pesada. 
  • El fraude en su elaboración está muy generalizado y su control es ineficiente, complejo y costoso

CLAVES PARA GENERAR UNA HOJA DE GASTOS

  •  Definir una exhaustiva política de gastos e informar a los empleados. 
  • Evitar el fraude interno. 
  • Automatizar los procesos.

WEBINAR GRATUITO SOBRE LA NOTA DE GASTOS

Recientemente la Oficina Acelera Pyme realizó un webinar donde se explicaron más detalles sobre las notas de gasto, si quieres recibir la grabación rellena el formulario que encontrarás aquí